クライアントからの預かり資料、その各資料の扱い方（最終的に返却・破棄）、などは全て記録で明確にし、クライアントにもその写しをお渡ししています。
社内システムのセキュリティを本格的に強化するならISMSやPマークやらとなってくるんでしょうけど、ISO9001をまわし始めたばかりだし、弊社の場合個人情報の取り扱いは少ないのでまだいいかと‥。（と言いましても、9001の「7・5・4」には「顧客の所有物」管理が要求事項とされていますのでマニュアル化されきちんと管理しています。）
返却の場合はお預かり物と返却物との比較で確認が出来ますが、破棄の場合はクライアントの目の前で破棄するわけではないので社内のシュレッダーで破棄をしています。ただ宅急便のクロネコさんの勧めもあり、「クロネコヤマトの機密文書リサイクルサービス」を利用してみようかと思っています。
それなりの大きさの箱なので弊社規模でしたら社内記録の見直し時期にも十分使える大きさです。
溶解処理と溶解完了証明書発行が含まれて一箱1800円という金額設定。高いと取るか安いと取るか‥。ちょっと微妙なところですね。